イベント会社直伝！会場設営の相見積をスムーズに取る方法

こんにちは、共栄美装公式Twitter 中の人です。本日はイベントを実施する際の予算決め等で見積もりを取る際のポイントや相見積もりでの業者選定の決め手をご紹介いたします！

予算内でイベントを開催できるか、まずは企画段階で見積もりを取りましょう！

イベントを実施するには絶対に予算の計算が必要です。予算確保の方法は様々ですが、この予算が・なにに・どのくらい、必要なのかの根拠が必要です。なので、予算組み、企画の段階でイベント会社に見積を依頼することをお勧めします。

「まぁこのくらいでいけるか！」というイメージで予算を確保し、実際にやりたいことと予算が全く合わずに泣く泣く諦めた…という方も実際にいらっしゃいました。なので、やりたいことがどのくらいの費用がかかるのか、そのために予算をどう確保するのかも含め、企画会議を進めていただければと思います。

見積もりを適切にとるポイントは5W

やりたいことが決まったら実際にイベント会社に問い合わせてみましょう。このとき、上手く意図が伝わらないと同じ商品でも費用が変わったりしてしまうので下記の内容が固まれば固まるほどより確実なお見積りができます。

When（いつ）：開催日
Where（どこで）：開催場所
Who（誰が）：設置物を実際に使用する人（来場者様や出演者様、運営者様など）
What（何を）：設置する物（テントやステージ、音響機器などのレンタル商品）
How（どうする）：使用する目的

このとき、思ったよりも高かったという方もご安心ください。ご予算をお聞かせいただければご予算内で実施できる代替案もご提案いたします。是非お気軽にご相談ください。

相見積もりが必要になった時は

イベント会社は全国に多数ございます。もちろん、今このブログを読んで頂いてる方には「共栄美装」にお任せいただきたいという気持ちが本音ではございますが、様々な都合により相見積もりを取られるというケースは少なくないかと思います。ではその際に適切に相見積もりを取るポイントをまとめました。

数社に同じ内容・仕様で見積もりを依頼する

実はこれがかなり大事だったりします。仕様が違えば当然金額に開きが出ます。例えば、車を購入するのに何社か見積もりを取るとします。同じ車種でも年式や走行距離や見た目で金額に違いが出ますよね。イベント会場の設営も、同じ商品でもビジュアルを重視したり、より強固な施工方法をとることで金額が変わる場合があります。なので、使用したい物品のこだわり等を記載した仕様書を作成していただき、お問い合わせとしてお送りください。大多数のイベント会社はそれに基づいた見積もりを作成してくれると思います。仕様が同じであれば、金額等の比較も楽に行うことが可能です。

イベントはイレギュラーが当たり前！いざというときに助けてくれるパートナーを探す

金額が安い業者を探すのは上記の手順でイメージいただけたかと思います。検討材料として金額はもちろん大部分を占めるかと思いますが、イベントは常にイレギュラーやトラブルが起こります。その問題を一緒に解決するのがイベント会社という主催者様のパートナーの努めだと考えております。お安く見積もりを提出することはもちろん簡単なことではありませんが、その過程で頼れるパートナーだと感じた部分も評価に入れていただけますと幸いです。