新着情報 イベントレンタル会社を利用する時に気をつけたいこと10選

共栄美装広報部です。
今回は、イベント会社に問い合わせる時ご利用される際に確認しておくとスムーズに手続きが進められることをご紹介させていただきます。

まだ企画段階だと開催日時も場所も決まっていない事もあるかもしれませんが、分かっていることだけでも担当者へ伝えておくと、その方がプロの見地からアドバイスをくれることもあります。

たとえばテントを手配するとして・・・

• そのテント内に何を用意しておくべきなのか
  → 椅子、調理器具、椅子、冷暖房器具、看板など…
• 雨風を防ぐための天幕、横幕の色や生地は何がいいのか？
• 足元の固定(養生)はペグを打ち込むべきなのか、ウェイトを置くのか
• どのサイズのテントを揃えるといいのか
• 来場者の皆様が興味をもってくれるには、どんなレイアウトがいいか
• 設営は誰がやるのか
  → 業者にお任せするor自分たちで組み立てる
• どんな目的のテントを準備しておくべきなのか
  → 飲食店、縁日ゲーム、受付案内、休憩所、救護室、喫煙スペースなど…

こんな具合に、絶えず実戦でイベントをお手伝いしているからこそ気付けることが沢山あります。

この記事で「準備すべきこと」を発信することを通じて、イベント担当者の皆様が成功に向けてしっかりと集中できるようなサポートができれば幸いです。

1.どこまで業者に任せたいのか？

「少しでもコストを抑えたいから、業者に頼らずに自分たちで組み立てたい」
という声があがる事もあります。

確かに、業者に任せるとそのぶんの人件費が発生します。
しかし腕力のない方や現場に不慣れな方が、開場までの限られた時間内に初めて見たものを組み立てることは難しいかもしれません。

こんな時はその商品が簡単に組みたてられそうかどうかが重要になってきます。
参考までに、弊社で取り扱っている「簡易ステージ」を紹介します。

こちらは、脚がジャバラ式になっており持ち運びも容易なので簡単に設営できます。
スピーチ台が1つ欲しいだけなら、これだけで十分です。

一方で、会場の目玉となるライブステージを組み立てたい場合は上記のステージだけだと心許ないかもしれません。
こういったステージを組み立てるのは高所作業も伴いますので、足場組みやステージのオペレーションに慣れたプロの業者に任せてしまうほうが良いでしょう。

2.レンタル期間

イベントで使用する機材は、その多くがレンタル用品です。
イベント開催時のみ使用するから、限られた日数ぶんだけスポット的に使いたい。

いつからいつまで確保すれば良いのかは、なるべく早く担当者へ伝えるほうが良いでしょう。

3.商品の使用用途

これは上記のテントの例でもご紹介しましたが、飲食店にテントを使うのと喫煙スペースにテントを使うのでは、同じ「テントを手配する」でも他に必要な物品が異なります。先に営業マンがその事を把握していると、より良い条件の提案もしてくれる事もありますのでお問い合わせ時に分かっているだけでも先に伝えておきましょう。

4.当日のタイムテーブル

イベントは常に同じお店が並んで、同じことをしているわけではありません。
イベントの途中で会場のレイアウトを変更して、異なる催しを行う事もあります。

また、オンラインで別会場と通信しながら進行するイベントもあります。

こんな時に運営スタッフが常駐していれば、スムーズにレイアウト変更をするなどして進行をサポートすることもできます。
また「タイムテーブルそのもの」を案内看板として制作依頼できる事もあります！

5.商品をどこでいつ受け取るのか

まず開催地をはっきりさせた上で、次にイベント業者が気にするのは

• 建物の前で受け取るのか
• 部屋を指定して受け取るのか
• 建物に正面から入ればいいのか、それとも専用の搬入経路があるのか？搬入口はどれくらい広いのか？
• 設営撤去も行うのか
• 時間指定はあるのか

です。これを明らかにさせておきましょう。
お見積もり書にて提示する金額もここで変わってきます。

6.予算

手配商品をお客様が選択するのではなく、お客様のご予算状況をまずヒアリングしてから担当者が必要な商品をチョイスして見積書を出すこともあります。
その際、予算の限度額があらかじめ把握出来ているとその範囲内に収めつつ見積書を作ってくれます！

7.来場者数・客層

そのイベントが誰でも入場できるものなのか、お招きした方とともにパーティーを開くのかでも条件は変わってきます。
前者の場合は想定来場者数と、目標集客数も営業担当者に伝えておきましょう。

イベントは、人や組織と同じで上手くいけば成長していきます。
そのためには人数や客層に応じたアプローチをすることで盛り上げることも大切ですし、繰り返し開催するイベントでしたら「マンネリ化の防止」も必要になってきますので、ぜひ担当者に相談してみてください。

8.制作物やオリジナル販促品は作ってくれるのか？

その会社が商品のレンタルのみをしているのか、制作物やオリジナル販促品も出来るのかも聞いてみましょう。
できるだけ、手配先をあちこちに増やさずにワンストップで任せられるならそれに越したことはありません。

9.景品の手配はしてくれるのか？

こちらも7と同じで、縁日ゲームやクイズなどの盛り上がる催し事の景品が手配できるのかも聞いてみましょう。

10.会場図面

イベント機材を設置して、来場者の方が行き交いするための十分なスペースがあるのか、この図面の通りに会場設営をしたとして、きちんと導線は確保されるのかなども聞いてみてください。

現調に来てくれるのかどうかも聞いておきましょう。実際に搬入口や、間取りを確認したり採寸をすることで初めて気付けることもあります。
まだ図面がない場合でも、どんな場所(公園の名前、施設の名前、部屋の広さなど)で行うのかさえ伝われば、すぐに把握できることもあります。

最後に

私たちはイベント担当者の皆様の、不安を解消して、無事成功させる為のサポートを創業以来50年間続けております。
もちろん、ただ物品をレンタルしているだけでもありませんし制作物を作っているだけの会社でもありません。

お客様が安心してスムーズにイベントが出来るようにサポートさせていただきますので、いつでも気軽にお声掛けください。