新着情報 すばやく分かりやすい手順書を作る方法

どうも。共栄美装広報部です。
突然ですが皆様。手順書ってどんな風に作ってますか？

私は仕事柄、GoogleのサービスであるGoogleドキュメントを使って手順書を作ることが多いので、本日はそのお話をさせていただきますね。

なお、今回ご紹介する方法のうち幾つかは他のアプリでも有効活用できるものがあるので是非色々と試してみてください。

さっそくGoogleドライブへ

Googleのページに行くと、9点のドット柄のアイコンがあります。ここを押すと、各種Googleが運営しているサービスにジャンプできるので私はよくここからGoogleドライブに移動しています。

新しいGoogleドキュメントを追加します。

フォルダ内の何もないところを右クリックするか、Googleドライブ左上に[+新規]ボタンがあるので[Googleドキュメント→空白のドキュメント]を選択してください。

まずはタイトルをつけましょう。

普通にタイトルを書いて、その部分のテキストを選択します。

テキストの取り扱いは「タイトル」に変更します。

サブタイトルは、そのマニュアルで何を実現したいのかなどを書いておきましょう。

さらに、導入文を書きます。

ちょっと行間が窮屈なので、1.5文字ぶんくらい開けましょう。

読みやすくなりましたね。

画像を追加します。

たいていの人は、物事をイメージで認識しています。
だから、表紙にはどんな事が書かれているのかを画像で示すようにしましょう。

画像を見て、人はその本なり冊子を読むのかどうかを判断します。マニュアルも同じ事です。

さて。
最近では、画像をクリップボードにコピーして貼り付ける機会も多くなって参りました。
jpg画像データをわざわざ手元環境に用意してからアップロードしなくても、Googleドキュメントはクリップボードの中身を読み取って貼り付けをしてくれます。

試しに下記のショートカットキーを押してみてください。

画面が真っ暗になったと思います。
これで、今PCに映っているものをコピーできるようになりました。

もしもGoogleフォトや、iCloudなどで過去に撮影した画像を見ているなら、わざわざダウンロードしなくても簡単に即キャプチャして即貼り付ける事が出来てしまいます。

こちらの画像は、Ctrl+V(貼り付け)で貼り付けました。
テキスト以外に、画像もコピー&ペーストできるということは実はあまり知られていない事ですので、もしこの記事をご覧になって知った方は試しにやってみてください。

さて、表紙はこれで終わったので、ページ区切りを入れましょう。
Ctrl+Enterでページを区切ることができます。
ここで改行を連続してページを無理に区切ったら、後から追って編集した時に全体のレイアウトが崩れる原因になりますのでなるべくページ区切りを入れたほうがいいです。

まずは、コンテンツの見出しを作ります。

次に、コンテンツの中身を書いていきます。箇条書きにしたい場合は、メニューから[箇条書き]を選んでください。

あとは作業工程を書いていきます。
3つの見出し、3つの段落(最後は画像のみ)になっていますね。

さて、ところで見出しって何のためにあると思いますか？

見出しといえば、コンテンツそれぞれにつけるタイトル的なものですよね。
だから文字を大きくしたり、太くしたりするわけですが・・・。

その目的はコンテンツを見出すことにあります。
これはマニュアルであっても、ブログであっても、新聞や雑誌であっても、ドキュメント(文書)である限り普遍的な法則です。

もしも見出しがなければメリハリが無くて読み辛くなるので、今なんの話をしているのかが不透明になりがちです。

こんな風に↓

文書が見出しによって体系化されていると、現在地もわかりやすいのでその情報を消化しやすくなります。

そして、Googleドキュメントの場合はこんな事ができます。
[表示-ドキュメントの概要を表示]のチェックを入れます。

すると、見出しにしたテキストがここで一覧になって表示されます。

これらはクリックすることで、そのセクションにスクロール位置をジャンプすることができます。
このように、読みたいページに移動するための、目次の役割を果たしてくれるのでマニュアルが冗長になっていくほど役立つ機能です。

作ったあとは・・・

さて、マニュアルを作ったあとは誰かと共有をする訳ですが、このマニュアルはGoogleドライブという、サーバー上にあるものだから共有するだけでなく、共同編集も容易に行えます。

これがもしもWord形式のファイルだったら、OneDriveなどを使わない限りメールやチャットでファイルを相手に送るしかありません。

そして、そうした瞬間ファイルは手元と相手側の2つに分かれてしまい、もしも編集を加えたら、しっかり管理しないとどっちのファイルが新しいのかよくわからなくなるという問題も起こります。

これを防げるのもGoogleドライブとドキュメントの良いところです。

誰でも出来る化を加速させる

マニュアルで、その人のすべての知識や経験を継承できるものではありません。
それでも定型化できる業務の手順を残しておけば、誰でもある一定水準の成果を出せるようにはなります。

これをスムーズにしていく事こそ仕組み作りの定石であり、お仕事の生産性を向上させる事につながるのではないでしょうか。